Allgemeine Geschäftsbedingungen

Eventmanagement · Corporate Events · Live-Kommunikation

Stand: Juni 2026 | Geltungsbereich: Deutschland, DACH, Europa

Agentur	AlphaEvents – Geschäftsbereich der AlphaLing GmbH
Adresse	Unter den Linden 10, 10117 Berlin
Website	alphaevents.de
E-Mail	hello@alphaevents.de
Gerichtsstand	Berlin

§ 1 Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen AlphaEvents, Geschäftsbereich der AlphaLing GmbH, Unter den Linden 10, 10117 Berlin (nachfolgend „Agentur“) und ihren Auftraggebern (nachfolgend „Kunde“) über Planung, Organisation, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen aller Art.

1.2 Abweichende AGB des Kunden gelten nur bei ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Agentur.

1.3 Diese AGB richten sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Verbraucher genießen ergänzend den gesetzlichen Schutz des BGB.

1.4 Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung der AGB.

§ 2 Leistungsumfang

2.1 Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem individuellen Angebot oder dem Veranstaltungsvertrag. Mündliche Nebenabreden bedürfen der Schriftform.

2.2 Die Agentur erbringt Full-Service-Eventmanagement-Leistungen, die je nach Vereinbarung umfassen können: Konzeption und kreative Entwicklung, Budgetplanung und -controlling, Location-Scouting und -Management, Planung und Koordination von Technik, Gästelistenverwaltung und Akkreditierung, Teilnehmerkommunikation und -betreuung, Koordination von Catering-Dienstleistungen, Künstler- und Referentenmanagement, Sicherheits- und Ordnungskonzept, Einholung behördlicher Genehmigungen (z.B. GEMA), Logistik, Auf- und Abbau, Veranstaltungsleitung vor Ort sowie Nachbereitung, Dokumentation und Reporting.

2.3 Die Agentur ist berechtigt, qualifizierte Subunternehmer einzusetzen. Die Gesamtverantwortung verbleibt bei der Agentur.

2.4 Angebote sind, sofern nicht anders vermerkt, 7 Tage gültig und freibleibend.

2.5 Der Kunde benennt einen verantwortlichen Ansprechpartner, der für Freigaben, Entscheidungen und Rückmeldungen zur Verfügung steht.

§ 3 Vertragsschluss

3.1 Ein Vertrag kommt durch schriftliche Auftragsbestätigung der Agentur oder Annahme des Angebots durch den Kunden in Textform zustande.

3.2 Ab einem Auftragswert von EUR 3.000,00 netto ist ein gesonderter Veranstaltungsvertrag zu unterzeichnen.

3.3 Termine gelten erst nach Eingang der Anzahlung gemäß § 4 als verbindlich reserviert.

§ 4 Preise & Zahlung

4.1 Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

4.2 Zahlungsbedingungen: 40 % als Anzahlung bei Vertragsschluss · 40 % spätestens 14 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn · 20 % (Restbetrag inkl. Nachberechnungen) innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung.

4.3 Reisekosten, Genehmigungsgebühren (inkl. GEMA), Versicherungen sowie sonstige Fremdkosten sind, sofern nicht ausdrücklich im Angebot enthalten, zusätzlich zu vergüten.

4.4 Nachträglich anfallende Kosten werden nach tatsächlichem Aufwand in Rechnung gestellt.

4.5 Bei Zahlungsverzug werden gesetzliche Verzugszinsen gemäß § 288 BGB berechnet.

§ 5 Location & Venue-Management

5.1 Sofern die Agentur mit der Location-Buchung beauftragt wird, handelt sie im Namen und auf Rechnung des Kunden oder der Agentur.

5.2 Der Kunde hat sicherzustellen, dass die gewählte Location für den geplanten Veranstaltungszweck geeignet ist und alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen.

5.3 Schäden an der Location durch das Personal der Agentur werden von der Agentur ersetzt. Schäden durch Gäste des Kunden gehen zu dessen Lasten.

5.4 Der Agentur ist spätestens 3 Stunden vor Veranstaltungsbeginn Zugang zur Location zu gewähren.

§ 6 Technik & Produktion

6.1 Sofern die Agentur mit der Technikplanung beauftragt wird, erstellt sie ein technisches Konzept auf Basis der Anforderungen des Kunden.

6.2 Technische Änderungen nach Abnahme des Konzepts können Mehrkosten verursachen und werden gesondert berechnet.

6.3 Die Agentur haftet nicht für technische Ausfälle, die auf mangelhafter Location-Infrastruktur oder höherer Gewalt beruhen.

§ 7 Genehmigungen & Rechtliche Anforderungen

7.1 Die Agentur unterstützt den Kunden bei der Einholung erforderlicher Genehmigungen (GEMA, Lärmschutzauflagen, Ordnungsamt). Die Kosten trägt der Kunde.

7.2 Die Verantwortung für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften liegt beim Kunden als Veranstalter.

7.3 GEMA-pflichtige Musiknutzung ist vom Kunden anzumelden und zu vergüten.

§ 8 Teilnehmermanagement & Datenschutz

8.1 Sofern die Agentur mit der Verwaltung von Teilnehmerdaten beauftragt wird, verarbeitet sie diese ausschließlich gemäß DSGVO.

8.2 Zwischen den Parteien ist ggf. ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen.

8.3 Der Kunde ist verantwortlich für die rechtmäßige Erhebung und Nutzung der Teilnehmerdaten.

§ 9 Programmänderungen & Flexibilität

9.1 Änderungen am Veranstaltungsprogramm sind der Agentur so früh wie möglich schriftlich mitzuteilen.

9.2 Kurzfristige Programmänderungen (weniger als 5 Werktage vor der Veranstaltung) können zusätzliche Kosten verursachen.

9.3 Änderungen der Teilnehmerzahl um mehr als 15 % sind spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung schriftlich mitzuteilen.

§ 10 Stornierung & Rücktritt

10.1 Bei Stornierung durch den Kunden gelten folgende Stornogebühren: Mehr als 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn: kostenlos · 30 bis 14 Tage: 30 % des Auftragswertes · 7 bis 13 Tage: 50 % · Unter 7 Tage / No-Show: 90 %.

10.2 Bereits angefallene und nicht stornierbare Fremdkosten sind in jedem Fall vollständig vom Kunden zu erstatten.

10.3 Die Agentur ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn der Kunde mit fälligen Zahlungen mehr als 10 Tage in Verzug ist.

§ 11 Höhere Gewalt & Veranstaltungsausfall

11.1 Unvorhersehbare Ereignisse (Naturkatastrophen, Pandemien, behördliche Verbote) befreien die betroffene Partei für die Dauer des Hindernisses von ihrer Leistungspflicht.

11.2 Bereits erbrachte Leistungen und nicht stornierbare Fremdkosten sind vom Kunden in jedem Fall zu vergüten.

11.3 Die Agentur empfiehlt dem Kunden den Abschluss einer Veranstaltungsausfall-Versicherung.

§ 12 Versicherung & Haftpflicht

12.1 Die Agentur verfügt über eine Berufshaftpflichtversicherung für ihre Tätigkeiten als Eventmanagement-Dienstleister.

12.2 Der Kunde ist als Veranstalter verpflichtet, eine angemessene Veranstalterhaftpflichtversicherung abzuschließen.

§ 13 Haftung der Agentur

13.1 Die Agentur haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit.

13.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet die Agentur nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), beschränkt auf den typisch vorhersehbaren Schaden.

13.3 Mängelrügen sind unverzüglich, spätestens innerhalb von 5 Werktagen nach der Veranstaltung, schriftlich einzureichen.

§ 14 Urheberrecht, Fotos & Referenzen

14.1 Alle von der Agentur erstellten Konzepte, Planungsunterlagen und kreativen Leistungen sind urheberrechtlich geschützt und verbleiben bis zur vollständigen Zahlung im Eigentum der Agentur.

14.2 Foto- und Videoaufnahmen der Veranstaltung dürfen – sofern der Kunde nicht ausdrücklich widerspricht – als Referenzmaterial auf der Website und in sozialen Medien der Agentur verwendet werden.

§ 15 Vertraulichkeit & Diskretion

15.1 Beide Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen – insbesondere Gästelisten, Budgets, Veranstaltungskonzepte – streng vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

15.2 AlphaEvents steht für absolute Diskretion. Auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden wird eine gesonderte Verschwiegenheitserklärung (NDA) abgeschlossen.

15.3 Die Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach Beendigung der Geschäftsbeziehung.